Ein großes oder kleines Jubiläum steht vor der Tür. Verständlich, dass Du es mit Menschen feiern möchtest, die Dir wichtig sind. Doch eine Geburtstagsfeier planen oder ein anderes Fest auf die Beine stellen, ist nicht mal so nebenbei gemacht. Das Wichtigste ist eine gute Vorbereitung. Gut gemacht spart sie viel Zeit und Nerven.
Ich möchte dich gern unterstützen und habe einige Punkte zusammengestellt, die dir bei deiner Planung helfen.
1. Checkliste, um eine Geburtstagsfeier zu planen
Die wichtigsten Dinge zuerst: Trage alle hardfacts in eine Checkliste ein, so hast Du alles im Blick und eine Vorlage für Deine Planungsschritte.
Durchdenke alle Punkte vorab genau, das hilft bei der Planung
1.) Anlass Deiner Veranstaltung
Der ist natürlich klar, er ist ja sozusagen der Auslöser des Ganzen.
2.) Wann soll die Feier stattfinden
Falls das Jubiläum auf einen Wochentag fällt, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass einige Gäste, gerade wenn sie von außerhalb kommen, nicht teilnehmen können. Vielleicht ist es dann sinnvoller, an einem folgenden Wochenende zu feiern.
3.) Wann soll die Feier beginnen
Es muss nicht immer eine abendliche Party sein. Hast Du schon mal über einen ausgedehnten Brunch nachgedacht oder ein sonntägliches Picknick am Nachmittag? Solche Formate eignen sich besonders, wenn ältere Menschen oder Kinder dabei sind.
4.) Wen möchtest du einladen
Erstelle eine Gästeliste.
2. Location wählen
Möchtest du deinen Geburtstag zu Hause, in einer Mietlocation oder in einem Restaurant feiern? Jede dieser Varianten hat Vor- und Nachteile, die Du in deine Überlegungen einbeziehen solltest.
2.1 Geburtstag Zu Hause feiern
Die Grundvoraussetzung, um eine Geburtstagsfeier daheim auszurichten, ist ausreichend Platz. Daheim sparst du auf jeden Fall Kosten und bist absolut frei bei der Menü- und Getränkeauswahl.
Diese Variante bedarf allerdings einer Menge an Vorbereitung. Am Tag der Feier ist es schwierig, sich komplett um die Gäste zu kümmern, da auch noch andere Aufgaben auf dich warten.
2.2 Mietlocation
In einer externen Location solltest Du eine Geburtstagsfeier planen, wenn es daheim zu eng wird. Gleiche Deine Einladungsliste mit den räumlichen Gegebenheiten ab. Erfahrungsgemäß werden ca. 10-20 Prozent der eingeladenen Gäste eh nicht können, dennoch solltest Du die Platzverhältnisse realistisch einschätzen.
Der Aufwand, in einer externen Miet-Location zu feiern, ist jedoch noch höher als daheim. Wenn Du alles selbst organisierst, musst Du alles zum Veranstaltungsort schaffen und am Ende auch alles wieder aufräumen und abholen. Zudem wird für die Location eine Miete fällig, die Du in Deine Budgetplanung einbeziehen solltest. Denke aber nicht nur daran, dass die Location zu klein sein könnte, auch ein Raum der zu groß ist, lässt meist keine richtige Stimmung aufkommen.
2.3 Restaurant
Eine Feier in einem Restaurant bedarf der wenigsten Vorbereitung. Du führst Vorgespräche mit der Restaurantleitung bezüglich deiner Wünsche, lädst Deine Gäste dorthin ein und kommst ausgeruht zu deiner eigenen Party. Fertig! Diese Sorglosigkeit hat allerdings ihren Preis.
Am Ende entscheidet Deine ganz persönliche Situation darüber, auf welche Variante du setzen willst.
So, die Grundüberlegungen sind abgeschlossen. Jetzt geht’s an die Umsetzung.
3. Save the date verschicken
Bei großen Festen wie runden Geburtstagen empfiehlt es sich, schon einige Zeit vorher (1/2 – 1 Jahr) ein SAVE THE DATE zu verschicken. – Das kannst Du per E-Mail, SMS, per Brief oder Postkarte machen. So kann sich jeder den Termin bei seiner Jahresplanung schon mal vormerken.
4. Thema oder Motto
Schön ist es, wenn eine Party einen roten Faden hat.
Dies könnte mit einer Erinnerung zu tun haben (beispielsweise Deine Geburt in einem anderen Land, Deine Kindheit auf dem Bauernhof, Deine besondere Liebe zu einer Stadt, Band oder Sonstigem)
Mögliche Themen wären beispielsweise:
- provenzalisches Sommerfest
- 60er Jahre Party
- Hüttenjause
- Spanischer Abend
- all in white – Party
5. EINLADUNG VERSCHICKEN
Verschicke individuell gedruckte Einladungskarten oder gestalte Deine Karten selbst. Auch über eine schön formulierte E-mail werden sich Deine Gäste freuen. Hier findest du viele ≡Inspirationen für kreative Einladungskarten.
Neben einer schönen Gestaltung ist natürlich der Inhalt, also der Einladungstext entscheidend.
Informiere Deine Gäste über den Anlass der Feier, Datum, Ort, Zeit, evtl. Dresscode. Wichtig: Setze unbedingt eine Deadline für die Rückmeldungen.
6. Rückmeldungen verwalten
Trage, damit du den Überblick behältst, alle Rückmeldungen sofort in die Gästeliste ein und vermerke auch spezielle Essgewohnheiten oder andere Besonderheiten, die berücksichtigt werden müssen.
7. Ideen zum Motto sammeln
Wenn Du die Party unter einem Motto angekündigt hast, solltest Du diesen nun als roten Faden durch Deine Feier führen. Suche Dir Inspiration auf Pinterest. Hier findest Du unzählige Rezepte, Dekorationen und auch mottobezogene Ideen.
8. Essen
Du möchtest dich selbst um das Essen kümmern? Dann solltest Du spätestens jetzt festlegen, in welcher Form Du es anbieten möchtest.
Sofern Du nicht selbst einen Partyservice betreibst, ist die Bewirtung der Gäste sicher in erster Linie von Deinen koch-technischen Fähigkeiten und der Anzahl der Gäste abhängig. Sicher ist es eine Herausforderung und auch ein kleines Abenteuer, so viele Gäste zu selbst zu bewirten.
- Ich glaube, dass es als Laie sinnvoll ist, nicht mehr als max. 10 Personen mit einem Menü zu bewirten.
- Bis 20 Personen kannst Du ein Essen im Family Style wuppen.
- Bis 30 Personen rate ich Dir zu einem Büffet. Ab dieser Personenzahl solltest Du auf externe Hilfe zurückgreifen.
Auch deine individuelle Platzsituation ist für die Auswahl entscheidend. Ein Menü kannst Du nur servieren, wenn es möglich ist, die Gäste an Tischen zu platzieren.
Hast Du also genügend Platz, Tische, Stühle und auch Geschirr?
Wenn nicht, solltest Du über ein Buffet nachdenken. Das bietet gleich mehrere Vorteile:
- Du mußt dich während der Feier nicht ständig um das Essen kümmern
- Jeder Gast braucht nur einen Teller und 1 x Besteck, das kann auch bunt gemischt sein. So kannst Du Dir fehlende Teile beim Nachbarn:in für diesen Tag ausleihen.
- Den beladenen Teller müssen die Gäste nicht zwingend am Tisch sitzend verspeisen. Auch Stehtische oder Sitzgelegenheiten, wie etwa die Sofaecke oder Decken und Kissen auf dem Boden bieten sich hier an. Zur Not kann man sein Essen auch im Stehen zu sich nehmen. Sicher ist hier die Altersstruktur deiner Gäste entscheidend. Für deine Oma ist ein legerer Platz auf einer Decke sicher nicht die beste Wahl.
- Du kannst jeden Gast bitten, statt Geschenken etwas fürs Buffet mitzubringen. Das musst Du jedoch genau absprechen, damit am Ende nicht 12 x Nudelsalat auf dem Buffet steht.
- Wenn Du ein Büffet wählst, solltest Du Dich auch mit der Frage beschäftigen, wo Du es aufbauen willst. Denke daran, dass Du ggf. auch Möglichkeiten brauchst, um Speisen warm zu halten. Das ist auf dem Elektroherd in deiner Küche, in Chafing Dishes oder mit Stövchen möglich.
Alle Rezepte hier auf dem Blog sind nach Servierform sortiert, so kannst du schnell geeignete Rezepte finden.
9. Getränke
Was möchtest Du Deinen Gästen zu trinken anbieten? Auch Mixgetränke oder Cocktails? Kennst Du die Getränkevorlieben Deiner Gäste und wie viel Geld bist Du bereit dafür auszugeben?
Ein Getränkebuffet ist auf jeden Fall eine gute Möglichkeit, sich selbst aus der Bewirtung zurückzunehmen. Stelle einfach alle Getränke und Gläser an einen zentralen Platz und bitte die Gäste, sich selbst zu bedienen.
Interaktive Speisen- oder Getränke-Buffets sind voll im Trend. Wie wäre es mit einer „Selbst Mix Cocktail Station” oder einer “Pimp your Drink Bar”?
Bestelle Deine Getränke einfach auf Kommission, das heißt, alles was du nicht verbrauchst, gibst Du einfach wieder zurück.
10. Dekoration
Eine Geburtstagsfeier planen bedeutet auch, sich über die Dekoration Gedanken zu machen. Sofern du dich für ein Motto entschieden hast, solltest Du dich auch bei der Dekoration daran orientieren. Auch hier gilt, wie bei vielen anderen Dingen:
„Weniger ist oft mehr.“
Dekoriere stilvoll, nicht überladen. Wähle ein Farbschema, das zu deinem Thema passt.
Setze auf natürliche Materialien.
Licht ist ein entscheidender Stimmungsheber. Vermeide grelle zentrale Lichtquellen und setze eher auf indirektes Licht über Steh- und Wandlampen oder über Lampions und Lichterketten.
Auch Kerzen oder Feuerschalen, sofern Du im Freien feierst, erzeugen eine besondere Stimmung.
Am besten, Du erstellst dir von deinen Ideen ein Moodboard oder reine Pinnwand auf Pinterest.
Ich lasse mich immer gern auf der ≡ Seite von Depot inspirieren und kaufe natürlich auch hin und wieder besonders schöne Dekorations- oder Geschirrstücke. So habe ich mir einen kleinen Fundus zugelegt und für jede Stimmung und fast jedes Thema die passende Dekoration zur Hand.
Beim Tischschmuck lasse ich mich oft von der Natur inspirieren. Ich liebe Moos und Gräser. Einzelne Blumen in schönen Vasen üppig auf der Tafel platziert, passen farblich abgestimmt meist zu jedem Motto. Dekoration des Tisches bei einem Menü:
Die althergebrachten Regeln für das Eindecken eines Tisches werden schon lange nicht mehr in ihrer Strenge angewendet. Hauptsache es sieht einladend aus und die Gäste fühlen sich wohl. Wichtig ist, dass Gläser und Geschirr sauber und nicht angeschlagen sind.
Wer dennoch seinen Tisch für das Menü nach den althergebrachten Regeln eindecken möchte, der findet hier einen praktischen Ratgeber dazu.
11. Musik und Unterhaltung
Sicher möchtest Du Deine Gäste offiziell begrüßen und ein paar Worte zu diesem besonderen Anlass sagen. Bereite Dich darauf vor, damit Deine Rede nicht zu lang wird oder Du im anderen Fall etwas Wichtiges vergisst.
Kennen sich alle Gäste oder möchtest Du sie miteinander bekannt machen? Auch dies solltest Du in deine Vorüberlegungen einbeziehen.
Fotos sind schöne und bleibende Erinnerungen, die man später auch mit den Gästen teilen kann.
Auch analoge Fotos wie beispielsweise Polaroids oder Einwegkameras sind sowohl Interaktion, als auch Erinnerung. Lege diese Kameras aus und bitte die Gäste immer wieder mal Fotos zu machen und so die Stimmungen der Feier einzufangen. Die Polaroids könnten an einer Leine angeklammert werden oder den Gästen als Erinnerung bei der Verabschiedung mitgegeben werden.
Musik – dezent im Hintergrund oder zum Tanzen – erstelle Dir im Vorfeld eine entsprechende Playlist, die du über den Abend laufen lassen kannst.
12. Externe Dienstleister für deine geburtstagsfeier planen
Man kann nicht alles selber machen. Jede externe Unterstützung bedeutet Entlastung für den Gastgeber. Also checke, was Dein Budget hergibt und denke zum Beispiel über die Beauftragung eines Caterers nach. Er kann sich gut in die räumliche Situation hineindenken und dir die beste Bewirtungs-Variante aufzeigen. Auf Wunsch bringt er auch Geschirr und Gläser mit, so dass die aufwändigsten Punkte: Essenszubereitung und Abwasch schon mal erledigt sind.
Willst Du das Essen selbst ausrichten, so sind vielleicht 1-2 Helfer sinnvoll, die sich um das Abräumen des Geschirrs und sofern logistisch möglich, um den Abwasch kümmern.
Denke bei einer größeren Party über einen DJ nach, denn vielleicht möchten Deine Gäste auch tanzen.
Falls Dir selbst geknipste Fotos nicht reichen, solltest Du dich rechtzeitig um einen professionellen Fotografen:in kümmern.
13. Das gastgeschenk
Ein Gastgeschenk ist eine schöne Geste. Es sollte sich in das Gesamtthema einfügen und wirklich nur eine kleine Aufmerksamkeit mit Erinnerungswert sein.
14. Der Tag der Party
So, die Vorbereitungen stehen. Dein großer Tag kann beginnen.
Genieße ihn und denke daran: Es muss nicht alles 100 Prozent perfekt sein. Bleibe entspannt und genieße die Zeit mit deinen Gästen. Falls etwas anders läuft als geplant, kannst Du in den meisten Fällen sowieso nichts mehr ändern. Und mal ehrlich? Oftmals erinnern wir uns später lächelnd an eine schöne Geburtstagsfeier inkl. der Dinge die schief gelaufen sind.
Ich wünsche Dir gutes Gelingen.
Deine Claudia
